Documentos recibidos y emitidos

Para qué sirve

En esta sección vas a aprender cómo clasificar y editar tus documentos de recibidos y emitidoss locales de forma fácil y ordenada. Podrás cambiar cuentas contables, definir si es bien o servicio, usar el semáforo contable y hacer cambios masivos para ahorrar tiempo. Al final, te mostramos cómo guardar todo para que se refleje en tu contabilidad.

Documentos recibidos

Dónde está el módulo

1. En la página principal, busca el NIT con el que vas a trabajar.

   

2. En el menú de la izquierda, hacé clic en "Clasificación de documentos".

   

3. ¡Listo! Ahora vas a estar viendo el módulo de clasificación de documentos recibidos, preparado para que sigas trabajando.

   

Qué puedes cambiar en cada documento

En este módulo vas a poder revisar cada documento uno por uno y ajustar su información contable. Puedes cambiar la cuenta en las columnas "Asignado a" y "Pagado desde", elegir el establecimiento receptor correcto y definir si se trata de un bien o un servicio.

Asignado a y Pagado desde

En la columna “Asignado a” puedes elegir la cuenta donde se registrará el ingreso del documento, y ese monto se refleja en el Debe. En la columna “Pagado desde”, seleccionas y eso se verá reflejado en el Haber de la partida contable.

1. Haz clic en el ícono de lápiz.

2. Se desplegará una lista con las cuentas disponibles en tu nomenclatura contable.

3. Selecciona la cuenta deseada y el cambio se aplicará automáticamente.

   

Establecimiento emisor

En FinanzIA, cada firma puede llevar su contabilidad a su manera. Las facturas de compras no indican el local, así que tu puedes asignarlo manualmente si el cliente tiene varios establecimientos. Esto permite tener un mejor control por establecimiento.

También puedes cambiarlo desde el ícono de lápiz. Al hacer clic, verás una lista de establecimientos para elegir el correspondiente.

Bien o servicio

Esta opción te permite indicar si el documento que estás registrando corresponde a un bien (como productos físicos) o un servicio (como asesorías, mantenimientos, etc.). Solo selecciona la opción adecuada desde el menú desplegable.

Semáforo de estado de declaración

Es una herramienta visual que te muestra rápidamente el estado contable de cada documento. A través de colores, podés identificar si un documento será incluido en la contabilidad del mes, pospuesto o descartado. Puedes cambiar el estado haciendo click sobre el ícono del semáforo y eligiendo el color que mejor se ajuste al tratamiento que querés darle a ese documento.

Cambios masivos

La clasificación masiva te permite trabajar de forma más rápida y eficiente, ya que puedes aplicar los mismos cambios a varios documentos al mismo tiempo.

1. Selecciona los documentos que deseas clasificar usando los checkbox ubicados al lado de cada documento.

   

2. Al seleccionar más de uno, aparecerá la opción “Acciones de lote”.

   

3. Desde ahí, podrás aplicar los siguientes cambios de forma masiva: cambiar entre Bienes y Servicios, modificar el Establecimiento receptor, actualizar las cuentas de "Asignado a" y "Pagado desde", ajustar el estado de la factura (Declarar, No declarar o Descartar).

   

Ver y editar el detalle de un documento

En esta sección vas a poder ver todos los detalles contables de un documento específico. Desde información como número de serie, descripción y montos, hasta datos sobre cuentas asignadas, establecimiento receptor y si es un bien o servicio.

1. Dirígete a la columna Serie y haz click en el número de serie del documento.

   

2. Cuando hagás clic en el número de serie de un documento, se abrirá un formulario con todos los detalles de la factura: Número, Descripción, Precio unitario con IVA, Cantidad, Descuento, Total, Impuesto, Exento, Bienes y Servicios, Asignado a y Pagado desde.

   

3. Desde ese mismo formulario vas a poder editar directamente los campos "Asignado a" y "Pagado desde", para que tus cambios se reflejen de inmediato en la partida contable.

Guardar los cambios en tu contabilidad

1. Dirígete al módulo Partida Contable.

   

2. Ahí podrás visualizar tu partida consolidada o partida por factura, según la opción seleccionada al ingresar tu NIT y Revisa todos los cambios realizados en la clasificación de tus documentos de importaciones.

   

3. Para que estos cambios se reflejen en tu contabilidad, haz clic en el botón "Agregar partida a la contabilidad".

   

Documentos emitidos

Dónde está el módulo

1. En la página principal, buscá el NIT con el que vas a trabajar.

2. En el menú de la izquierda, hacé clic en "Clasificación de documentos emitidos".

3. ¡Listo! Ahora vas a estar viendo el módulo de clasificación de documentos emitidos, preparado para que sigás trabajan.

   

Qué puedes cambiar en cada documento

En este módulo vas a poder revisar cada documento de exportación uno por uno y ajustar su información contable. Podrás cambiar la cuenta en las columnas "Asignado a" elegir el establecimiento emisor correcto y definir si se trata de un bien o un servicio.

Asignado a

En la columna “Asignado a” puedes elegir la cuenta contable donde se registrará el ingreso o la venta del documento. La cuenta seleccionada aquí se refleja en la columna del Haber de tu partida contable mensual (ejemplo: Servicios Prestados).

1. Haz clic en el ícono de lápiz.

2. Se desplegará una lista con todas las cuentas disponibles en tu nomenclatura contable.

3. Selecciona la cuenta deseada y el sistema aplicará el cambio automáticamente.

   

Ingresado a

La columna “Ingresado a” es la nueva función desbloqueada en FinanzIA. Aquí defines la cuenta contable donde entrará el valor de la venta, es decir, dónde se reflejará el dinero cobrado o por cobrar (ejemplo: Bancos o Cuentas por Cobrar). La cuenta seleccionada aquí se refleja en la columna del Debe de la partida contable.

1. Haz clic en el ícono de lápiz.

2. El sistema mostrará el listado de tus cuentas contables.

3. Selecciona la cuenta donde quieres que se registre el ingreso y el cambio quedará aplicado de inmediato.

   

Establecimiento receptor

En esta columna podés seleccionar el establecimiento correspondiente según tu operación.

Semáforo de estado de declaración

Puedes cambiar el estado haciendo click sobre el ícono del semáforo y eligiendo el color que mejor se ajuste al tratamiento que quieres darle al documento.

Cambios masivos

Te permite editar varios documentos al mismo tiempo. Solo tenés que seleccionar los documentos con los checkbox al lado izquierdo y derecho.

Desde ahí, podrás aplicar los siguientes cambios de forma masiva: cambiar entre Bienes y Servicios, modificar el Establecimiento emisor, actualizar la cuenta en Asignado a, cambiar el estado de la factura (No declarar, Declarar, Descartar) y agregar conciliaciones bancarias. Todo esto te permite trabajar más rápido y mantener tu contabilidad bien organizada.

Ver y editar el detalle de un documento

1. Dirígete a la columna Serie y haz clic en el número de serie del documento.

2. Se desplegará un formulario con todos los detalles de la factura, incluyendo: Número, Descripción, Precio unitario con IVA, Cantidad, Descuento Total, Impuesto, Excento, ingresado a.

3. Desde este formulario también vas a poder editar directamente las cuenta Ingresado a.

Guardar los cambios en tu contabilidad

Te enseñaremos cómo guardar correctamente los cambios que hayas realizado en la clasificación de tus documentos dentro de FinanzIA en la guía Partidas automáticas.